Od varčevanja papirja do revolucije v poslovanju

Naš čas je omejen, vendar odločitev o tem kako ga porabimo spremeni način in potek poslovanja.

Čas je ena izmed najbolj uporabljenih besed v vsakdanjem govoru:
„Nimam časa“,
„To bomo storili, ko bomo imeli čas“,
„Kako hitro je čas minil“,
„Moramo bolje organizirati naš čas“,
in vsem poznani rek: „Čas je denar.“

Čas je dragocen in ga ni nikoli dovolj. V tej dirki s časom je povezanost sveta olajšala proces komunikacije. Glede na enostavnost, hitrost ter manjše stroške prenosa informacij z ene strani sveta na drugo preko digitalnih poti je presenetljivo, da veliko število podjetij še vedno uporablja izmenjavo dokumentov v papirni obliki. Vsako podjetje želi biti konkurenčno na tržišču in ohranjati dobre odnose s partnerji. Za uspešno sodelovanje je potrebna natančnost. Papirnata izmenjava dokumentov je podvržena napakam in zamudam.

Pripravili smo vam primerjavo o porabi časa pri obdelavi papirnatih in elektronskih dokumentov:

 

 

Iz ilustracije je razvidno, da za obdelavo enega papirnatega računa potrebujete celo enaindvajset minut!
Pri elektronski izmenjavi dokumentov se številni postopki obdelave se avtomatizirajo ali pohitrijo. Za obdelavo elektronskega računa sta potrebni zgolj dve minuti in pol.

Recimo, da moramo v enem mesecu obdelati 3300 dokumentov. Da bi lahko obdelali takšno število dokumentov, potrebujemo 144 človek/dni (8 urni delovnik). Pri elektronski izmenjavi dokumentov ki zahteva 2,5 minute na dokument, bi to pomenilo 17 človek/dni.
Po preračunu razlike v številu dni potrebnih za obdelavo papirnatih dokumentov in številu dni potrebnih pri elektronski izmenjavi dokumentov, dobimo rezultat prihranjenih 127 dni.

Opažamo da obstajajo podjetja, ki niso razmišljala o zmanjšanju nepotrebnih stroškov. Večina teh se verjetno ne zaveda prednosti ter potencialnega prihranka, ki ga nudi elektronska izmenjava dokumentov. Čeprav govorimo predvsem od prihranku časa, pomeni dodano vrednost e-poslovanja produktivno vložen čas. Ni potrebno izumljati edinstvenih, nikoli prej videnih načinov poslovanja, da bi bili uspešni. Vložite čas v izboljšanje kvalitete poslovanja, izboljšanje odnosov z strankami in ostalimi partnerji. To vas bo na tržišču naredilo posebne.

S prehodom na e-poslovanje dobite pomočnika v borbi proti neučinkovitosti in preidete na pametno poslovanje, ki vam prihrani čas in denar.

Preveo i prilagodio Matevž Kopar, direktor, Omnizon Networks Slovenija
Autor: Nino Strajher, direktor, Omnizon Networks